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青岛正泰电气公司的信息化之路
近年来，国内流通性质的中小企业中似乎存在这样一种定势："不扩张就会被挤掉，一扩张就会垮掉"。行业竞争迫使流通企业必须不断发展壮大，通过分销网点的进一步扩张实现规模经营，获取竞争优势；同时，公司规模及分支机构的扩张也给管理带来新的难题，常常是规模上去了，内部经营也陷入了混乱，导致整体企业效益下滑。如何解决中小企业的业务发展与管理落后的矛盾，使企业走上一条可持续成长之路？不妨看看青岛正泰电气公司的
好多中小企业目前最需要管理的是影响公司发展的最重要部分，尚不急于全面信息化，只要以后能有扩展空间就行。德力西、正泰、施耐德、环宇、梅兰日兰、大东气动等等有许多分公司或经销商，他们最关心的是销售、库存，其次才是财务。这些公司每天有大量业务，人员非常紧张，不太可能因一个软件就培训一两个月，然后还要再将软件试运行一段时间。但同时这些公司又很需要信息，因为公司产品常常是有200多种类，40000多种型号，没有信息化，谁都不可能知道各个仓库中每种商品还有多少货？
我国低压电器生产厂家因生产产品品种、规格繁多，因此各道工序多且琐碎，针对这样的企业如何实现信息化，现以《管家婆》软件应用于正泰集团青岛电气有限公司为例，予以说明。 解决问题：实现信息快捷实时统一 公司几百个种类，几万种产品，名称、规格、型号、单位、几种预设售价！基本信息的设置需要5个人录入一个月，但这是必须要进行的工作，也是今后实施信息化的基础之一。为了以后工作的方便，为了其它公司上管理软件时可以导入，青岛正泰电器公司的领导和员工为上此软件晚上加班加点完成了。基础的录入工作完成后，软件经调试后，进行了运行，运行后企业发现该软件能解决如下问题：
在使用管理软件之前，财务记帐完全依靠手工操作，进、销、存的财务通过纸质的方式传递单据。人海战术,完全依赖于人的记忆来做帐,下库存、写编码，人员的替换成本高；进行了大量的重复操作,浪费资源；信息不统一，造成了月底对帐的麻烦；流程和规范不可复制……
现在所有的单据只需要一次性操作，直接可以在资产负债表中反映，提高了工作的效率，也节约了相当的人力成本，连财务人员的数量都减少了。
以前的运作模式，每个门店、每个分公司都有自己的一套帐，往来对帐非常烦琐。
使用管理系统以后，门店、分公司与总公司的往来帐都在一套系统中可以看看清清楚楚。每一笔的销售和收款都可以在一个系统中进行查询。一方面，避免了很多认为因素的损失，另一方面也可以使资金更快的得到回收。
随着公司规模的不断扩大，公司的人员也在膨胀之中，需要一个管理的工具使人员工作透明化。最大程度的减少公司因为人为的原因而造成的损失。
严格的权限划分，使每个人各施其责，在自己的权限范围之内开展自己的工作。避免越权的行为产生，规范公司的管理。
应用效果：管理实现动态控制
一、实现业务流程的全面控制
企业以往对整个业务系统基本上是手工在控制或者没有控制，过去一个业务或费用流程一般要经过手工签字，而且签字时比较被动，流于形式，效率较低。在采用了软件进行业务流程控制之后，各业务单据（如费用单、采购单、付款、盘存等各种单据）均可以在网上签字，经过各级流程审核通过后正式生效。而在签字活动过程中，主管可以仔细查看原料的详情、历史价格、信用额度、往来账款、费用计划等等情况。使整个的业务层层审核、有条不紊。
二、解决了业务系统与财务系统两大主要企业IT应用
业务系统对采购、存货、销售、仓库、费用、资金等在业务层进行管理。业务系统可以单独出业务系统的全面报表，可以随时看到以业务系统数据为基础的资产与利润情况，每一笔业务的发生，都可以立即改变当时的收支状况表。每一笔现金的收支，都可以立即反映到业务的资金报表中去，使数据的即时性、真实性得到了极大的提高。
财务系统包括总账、明细账、出纳、固定资产、工资、财务报表等几大模块。由于整个业务系统与财务系统结合使用，主要会计凭证为接受业务系统的机制凭证，再根据需要制作少量的投资、权益变化等会计凭证，进行审核、记账等少量工作，再根据公司需要对进行报表的调整，大大减少了财务人员的工作量，使财务人员不再将主要时间放在凭证与报表处理中，而将主要精力放在财务分析与财务控制上，发挥出财务人员最重要的监督与控制作用。
三、实现了直接对业务活动的收入、成本费用、利润三个中心的核算
系统直接对业务系统的收入、成本与利润进行分析，直接分析各商品、各业务类型的收入、成本、折扣、畅销度等进行全面的分析。
一位管理人员介绍说：“上一次，他在分析系统数据的过程中，发现A地区的总销售收入占整个公司的12%，但在分析具体商品时却发现，其在这个地区的比例却只有3.5%，这显然是不合理的情况，随即组织会议对该地区的这个产品销售情况进行分析，找出原因，使该地区的各种产品销售非常平衡。”
系统的实施对费用的管理实现了计划控制、部门控制和项目控制。公司对整个企业的费用进行每个月度的计划，并将费用分配到各个部门的各个项目。各个项目总体上也有计划，与各个部门的项目费用总体保持一致。如果费用出现异常，则在费用审批、费用报表等各个环节均及时体现出来，供管理决策使用。
系统的实施还使企业可以迅速发现经营过程中的机会与危机，找出新的收入增长点，舍弃掉没有利润的项目，控制和收入费用的总量与分布、进度方面也起到了很好的作用。
四、建立了企业全面业绩考核体系
对业务的考核一直是非常重要的一个环节。正确的评价一个员工、一个仓库、一个部门，或一个项目是非常重要的。科学业绩考核，是员工奖励、提升的基础数据，是对部门主管所领导的职能部门的综合评价，是项目发展决策的可靠数据了。管理人员可以不再整天关注业务人员在作什么具体的工作，减少对下属工作的干预和管理的工作量，也就可以使管理的幅度扩大，为企业的扁平化的组织结构提供信息基础。
整个系统的考核项目全面，考核数据准确及时科学，既考核销售收入与费用，也考核回款和利润，既考核应收账款，也考核呆账，既考核静态指标，也考核各项发展指标。
五、全面管理企业的营运资金
对货币资金的管理目的是将资金控制在合理的水平上，既不保持过高的资金存量，也不影响企业的各项资金支付。系统提供了资金日报表、资金情况表、资金流向分析、现金支付能力分析等各项资金报表。 |
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